Privacyverklaring – Verwerking van persoonsgegevens

Inleiding

Het Huis van het Kind Brussel: een samenwerking tussen verschillende partnerorganisaties

Deze privacyverklaring beschrijft hoe het Huis van Kind Brussel, jouw persoonsgegevens verwerkt in de context van haar activiteiten. Het Huis van het Kind Brussel is een samenwerking tussen verschillende partnerorganisaties in Brussel waar je terecht kan met al je vragen over kinderen en jongeren grootbrengen en die jou ondersteunt in jouw dagelijkse opdracht als ouder en op belangrijke momenten, zoals bij zwangerschap, geboorte of als je kind naar de kinderopvang of school gaat. Een lijst met de betrokken (vaste) partners die tezamen als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken optreden voor wat betreft de verwerking van jouw persoonsgegevens bij het Huis van het Kind Brussel vind je hier, met wat meer uitleg bij elke partner.

In overeenstemming met artikel 6 van het Besluit van 4 februari 2022 van de Vlaamse Regering over de subsidiëring van een geïntegreerd Vlaams gezinsbeleid in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad (hierna: “Besluit”), treedt de Gezinsbond (Gezinsbond vzw, met maatschappelijke zetel Arduinkaai 16, 1000 Brussel en met ondernemingsnummer 0406.605.192) hierbij op als vertegenwoordiger van het Huis van het Kind Brussel. Als vertegenwoordiger treedt de Gezinsbond op als aanspreekpunt en ontvanger van de subsidie in naam van het Huis van het Kind Brussel.

Iedere organisatie binnen het samenwerkingsverband is echter ook veranwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens binnen het Huis van het Kind Brusselin overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (hierna: “Algemene Verordening Gegevensbescherming” of kortweg “AVG”).

Eigen verwerkingsactiviteiten van de partnerorganisaties en andere partners

Daarnaast verwerken de betrokken partnerorganisaties (zijnde zowel de vaste als de losse partners) in sommige gevallen ook jouw persoonsgegevens voor eigen doeleinden  en op eigen initiatief, bijvoorbeeld omdat ze naast het Huis van het Kind Brussel een bijkomend eigen registratiesysteem hebben of je jouw gezin hebt ingeschreven voor een specifieke activiteit of nieuwsbrief van één van de partners betrokken bij het Huis van het Kind Brussel (zoals bijvoorbeeld de online webinars van HOPON of het magazine ‘Brieven aan Jonge Ouders van de Gezinsbond). In deze gevallen is niet de huidige privacyverklaring van toepassing, maar het privacybeleid van de betrokken partner (dat je op hun website kan terugvinden).

 Gezinsbond als vertegenwoordiger van het Huis van het Kind Brussel

Tenslotte treedt de Gezinsbond -zoals hierboven toegelicht- op als vertegenwoordiger van het Huis van het Kind Brussel. Binnen dit kader dient er voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het leveranciersbeheer en het beheer van de website https://www.huisvanhetkindbrussel.be/ te worden verwezen naar de privacy statement van de Gezinsbond zoals gepubliceerd op haar website. 

De verwerkingen van het Huis van het Kind Brussel

Algemeen

In de context van onze activiteiten verwerken wij binnen het Huis van het Kind Brussel als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken jouw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden zoals hieronder toegelicht. Hierbij is de juridische grondslag waarop wij ons beroepen en de bewaartermijn telkenmale aangegeven bij de verwerking.

Indien de grondslag contractuele noodzaak of wettelijke verplichting is, dan dienen de persoonsgegevens verstrekt te worden om de uitvoering van de overeenkomst mogelijk te maken, dan wel om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Dossierbeheer in het kader van  een ondersteuningsvraag en/ of deelname aan activiteiten (op grond van contractuele noodzaak)

Jouw profiel als ouder/ gezin

Om jou en jouw gezin een kwalitatieve ondersteuning te kunnen aanbieden, worden er persoons- en gezinsfiches van jullie opgemaakt in ons registratiesysteem. In deze dossiers wordt het volgende opgenomen:

• een korte neerslag van de individuele ondersteuning (per gezin) teneinde een kwaliteitsvolle opvolging te kunnen garanderen;
• de registratie van aangeboden activiteiten en deelnames voor follow-up doeleinden;
• het capteren van de profielen van ouders/kinderen/gezinnen die worden bereikt met het aanbod teneinde jou en jouw gezin een meer gerichte ondersteuning te kunnen geven.

Deze dossiers worden door het Huis van het Kind Brussel ook verder geanalyseerd, zowel op individueel als geaggregeerd niveau, in functie van de ingebrachte data teneinde jullie dossier beter te kunnen opvolgen en een meer gerichte ondersteuning te bieden.

Hierbij verwerken wij concreet de volgende persoonsgegevens van jou en jouw gezin (met inbegrip van de kinderen):

• Identificatiegegevens (vb. naam, contactgegevens en gemeente);
• Samenstelling van het gezin (i.e. de rol binnen het gezin);
• Identificatiegegevens van de gezinsleden;
• Persoonlijke kenmerken van gezinsleden (vb. leeftijd, dagbesteding, kwetsbaarheidsindicatoren, toeleider, opvoedingstaal, gekende ondersteuning);
• Consumptiegewoonten (zijnde de deelname aan activiteiten).

Van de ouders wordt telkens ook de individuele contactmomenten geregistreerd, en bij een zwangere vrouw de vermoedelijke bevallingsmaand.

Deze persoonsgegevens worden rechtstreeks ontvangen van het gezinslid dat contact opneemt met het Huis van het Kind Brussel. Hierbij gaan we ervan uit dat deze de andere gezinsleden hierover informeert, evenals over deze Privacyverklaring.

Voor specifieke activiteiten, producten en diensten kan er sprake zijn van bijkomende verwerking van persoonsgegevens. Indien daarvan sprake is, wordt dit aan je meegedeeld naar aanleiding van jouw vraag of deelname.

De persoons- en gezinsfiches wordenin principe bewaard voor een termijn van 10 jaar na het laatste contact met de betrokken personen (of het gezin), tenzij anders bepaald of toegelaten bij wet.

Contactpersonen van andere organisaties

In de persoons- en gezinsfiches worden in sommige gevallen ook de contactgegevens van contactpersonen bij andere organisaties geregistreerd. Het kan hier gaan om contactpersonen bij een losse partner of andere organisaties. Deze contactgegevens worden in het registratiesysteem van het Huis van het Kind Brussel opgenomen teneinde het betrokken gezin een meer gerichte ondersteuning te kunnen bieden en in de toekomst beter te kunnen samenwerken.

De gegevens van deze contactpersonen worden bewaard zolang er een samenwerking is met de betrokken organisatie. Hierbij wordt er om de 2 jaar met de betrokken organisatie bekeken welke gegevens er dienen te worden geactualiseerd en desgevallend gewist.

Marketing en communicatie (op grond van onze gerechtvaardigde belangen, met name de vrijheid van ondernemen, of toestemming)

Indien het Huis van het Kind Brussel over een persoons- of gezinsfiche van jou beschikt en jij binnen dit kader jouw email adres zelf rechtstreeks aan ons hebt bezorgd, kunnen wij jou verder informeren over onze activiteiten via onze online nieuwsbrief (tenzij je bij jouw eerste contact hebt aangegeven dat je dit niet wenst).

Daarnaast kan iedere persoon die interesse heeft in de werking van het Huis van het Kind Brussel zich uiteraard ook inschrijven voor deze nieuwsbrief via onze website.

Verdere communicatiekanalen die het Huis van het Kind Brussel gebruikt, zijn WhatsApp en sociale media, met name Facebook en LinkedIn. Hierbij zullen jouw persoonsgegevens enkel worden gebruikt met jouw toestemming:

• In het kader van de aangeboden activiteiten door het Huis van het Kind Brussel is het mogelijk om op een WhatsApp groep in te schrijven die jou op de hoogte houdt van de activiteitenkalender. Weet wel dat in dit geval jouw contactgegevens en WhatsApp profiel ook beschikbaar zullen zijn voor de andere deelnemers in de WhatsApp groep;
• Daarnaast kan je ook steeds via sociale media rechtstreeks contact met het Huis van het Kind Brussel opnemen op individuele basis.

Binnen dit kader worden voornamelijk volgende persoonsgegevens verwerkt:

• Identificatiegegevens (naam en voornaam)
• Contactgegevens (GSM-nummer, emailadres)
• De persoonsgegevens die je zelf wenst te delen in het kader van een communicatie (via WhatsApp of sociale media).

Deze gegevens worden steeds rechtstreeks ontvangen van de betrokkene en bewaard voor 10 jaar na het laatste contact met de betrokken personen (of het gezin).

Het Huis van het Kind Brussel heeft evenwel geen invloed op de manier waarop de gebruikte externe platformen omgaan met persoonsgegevens. Hiervoor verwijzen we naar het privacybeleid van deze platformen.

Hergebruik van de persoonsgegevens voor wetenschappelijke en statistische doeleinden (toegelaten verdere verwerking/ wettelijke verplichting)

In het kader van het bovenvermelde dossierbeheer worden de persoonsgegevens ook hergebruikt voor wetenschappelijke en statistische doeleinden, zijnde:

• het analyseren en opvolgen op geaggregeerd niveau van de dossiers in functie van de ingebrachte data (zoals hierboven reeds toegelicht) voor het nemen van managementbeslissingen;
• het aanleveren van data- en cijfermateriaal met betrekking tot het geïntegreerd Vlaams gezinsbeleid in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad en het promoten van onderzoek (in overeenstemming met artikel 26, 1° en 2° van het Besluit);
• het opvolgen van de jaarlijkse rapportage en zelfevaluatie (in overeenstemming met artikel 22 en 23 van het Besluit iuncto artikel 26, 7° van het Besluit).

In deze gevallen zullen steeds de nodige maatregelen worden genomen teneinde het beginsel van minimale gegevensverwerking te garanderen. In de praktijk betekent dit dat er voor deze doeleinden steeds zal worden getracht om de persoonsgegevens in de eerste plaats te anonimiseren, of indien dit niet mogelijk blijkt te zijn, te pseudonimiseren (zodanig dat de betrokkenen niet of niet langer kunnen worden geïdentificeerd voor de ontvanger). In ieder geval zal er zowel bij het interne als externe gebruik van rapportage- en cijferoverzichten voor worden gezorgd dat deze overzichten effectief volledig zijn geanonimiseerd in overeenstemming met de AVG.

Publicaties in geschreven media

Het Huis van het Kind Brussel verwerkt tevens persoonsgegevens in het kader van de productie (inhoud) van geschreven media (online dan wel in tijdschriften of nieuwsbrieven). Onze geschreven media kunnen persoonsgegevens bevatten die geplaatst worden in het kader van:

• Journalistieke activiteiten: allerlei types van persoonsgegevens mogelijk (op grond van journalistieke doeleinden en academische, artistieke of literaire uitdrukkingsvormen);
• Informatieverschaffing: allerlei types van persoonsgegevens mogelijk, zoals bijvoorbeeld contactgegevens van personen die gespecialiseerde bijstand verlenen (noodzakelijk voor een taak van algemeen belang, met name informatieverschaffing en het verlenen van bijstand m.b.t. allerlei opvoedkundige vragen en kwesties,aan gezinnen);
• Sponsoring en publiciteit: Identificatiegegevens en enige andere types van persoonsgegevens die zijn opgenomen in advertenties (op grond van contractuele noodzaak);
• Varia: Publicatie van interviews, foto’s, beelden en andere gegevens waarvoor we over de rechten beschikken om ze te publiceren (op grond van de gerechtvaardigde belangen of toestemming die wij hebben om portretrechten, intellectuele eigendomsrechten en andere rechten of licenties waarover wij beschikken te exploiteren).

Hierbij zullen de betrokken persoonsgegevens slechts actief worden verwerkt gedurende de periode waarvoor het Huis van het Kind Brussel over de publicatierechten beschikt. Nadien worden de geschreven media (waarin persoonsgegevens zijn opgenomen) gearchiveerd (verwerking voor journalistieke doeleinden en ten behoeve van academische, artistieke of literaire uitdrukkingsvormen).

De naleving van onze wettelijke verplichtingen (op grond van een wettelijke verplichting)

Op grond van diverse wettelijke verplichtingen die op ons rusten (bijvoorbeeld in het kader van de boekhouding), verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Identificatiegegevens;
• Financiële bijzonderheden (betalingsgegevens).

Voor onze rapporteringsverplichtingen, zie hierboven: “Hergebruik van de persoonsgegevens voor wetenschappelijke en statistische doeleinden (toegelaten verdere verwerking/ wettelijke verplichting)”.

Hierbij worden de persoonsgegevens bewaard overeenkomstig de wettelijk opgelegde bewaartermijnen.

Klachten- en geschillenbeheer (op grond van onze gerechtvaardigde belangen, nl. de opvolging van geschillen en de vrijheid van ondernemen)

Indien wij in het kader van onze dienstverlening (zijnde een ondersteuningsvraag en/ of deelname aan activiteiten) een klacht van je zouden ontvangen en/of een geschil met je voeren, verwerken wij volgende persoonsgegevens:

• Identificatiegegevens;
• Bijkomende gegevens die je overmaakt in het kader van een klacht of geschil of waarover we reeds beschikken en die noodzakelijk zijn ter opvolging van de klacht en/of het geschil.

Hierbij worden de persoonsgegevens bewaard zo lang noodzakelijk is voor de opvolging/beslechting van de klacht of het geschil.

Bijkomende informatie met betrekking tot de ontvangers van jouw persoonsgegevens

Wij delen jouw persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden met een beperkt aantal andere partijen:

• Zo delen wij jouw persoonsgegevens onderling en met onze losse partners en eventueel andere organisaties teneinde jou en jouw gezin een meer gerichte ondersteuning te kunnen bieden en in de toekomst beter te kunnen samenwerken;
• Wij delen jouw persoonsgegevens desgevallend met verzekeringsmaatschappijen in het geval van schade;
• Wij delen geanonimiseerde gegevens met de bevoegde overheidsdiensten in de context van onze wettelijke verplichtingen, en met name onze rapporteringverplichting;
• Wij delen jouw persoonsgegevens met onze professionele raadgevers, advocaten en gerechtsdeurwaarders voor zover noodzakelijk voor hun bijstand.

Daarnaast kunnen wij eventueel een beroep doen op een aantal (technische) verwerkers, zoals b.v. hosting van website, bestanden en dossiers, mits de implementatie van de nodige verwerkingsovereenkomsten (zie eveneens hieronder).

Wij delen in beperkte mate (op grond van noodzakelijkheid) ook gegevens met de partijen die we inschakelen voor de uitvoering van onze activiteiten (bv. freelancers, vrijwilligers, stagiaires, …).

Gegevens die verwerkt worden in het kader van publicatie geschreven media worden gedeeld met eenieder die inzage krijgt in de publicatie waarin de gegevens zijn opgenomen.

In het kader van specifieke activiteiten en/ of diensten worden mogelijk ook gegevens gedeeld met andere (losse) partners of organisaties. Indien daarvan sprake is, wordt dit aan je meegedeeld naar aanleiding van jouw vraag of deelname.

De verwerking van uw persoonsgegevens door verwerkers buiten de Europese Economische Ruimte (‘EER’)

Zoals hierboven reeds werd gesteld (zie: ‘Bijkomende informatie met betrekking tot de ontvangers van jouw persoonsgegevens’), kan het Huis van het Kind Brussel voor de verwerking van jouw persoonsgegevens beroep doen op verwerkers die binnen dit kader enkel ten behoeve en onder de instructie en verantwoordelijkheid van het Huis van het Kind Brussel kunnen handelen. 

Deze verwerkers kunnen in sommige gevallen gesitueerd zijn buiten de Europese Economische Ruimte. In dit geval zullen steeds de standaardbepalingen inzake gegevensbescherming (2021), zoals vastgesteld door de Europese Commissie worden geïmplementeerd. Voor meer informatie hierover, kan je via onderstaande contactgegevens (zie: ‘Hoe kan u ons contacteren?’) ons bereiken.

Jouw rechten

De Algemene Verordening Gegevensbescherming kent jou een aantal rechten toe met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

• Het recht op toegang tot en verbetering van jouw persoonsgegevens;
• Het recht om je te verzetten tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing en het algemeen recht van verzet op grond van omstandigheden eigen aan jouw specifieke situatie;
• Het recht op beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens en het recht op gegevenswissing (“recht op vergetelheid”);
• Het recht om jouw toestemming op elk ogenblik in te trekken;
• Het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Voor de uitoefening van deze rechten, kan je ons bereiken via onderstaande contactgegevens (zie: ‘Hoe kan u ons contacteren?’).

De uitoefening van deze rechten kan echter onderworpen zijn aan wettelijke voorwaarden. Dit betekent dat je je, afhankelijk van jouw concrete situatie, wel of niet op bepaalde van deze rechten kan beroepen.

Je kan echter op elk moment vragen om niet langer nieuwsbrieven van ons te ontvangen.

Indien wij redelijke twijfel hebben omtrent jouw identiteit, behouden wij ons het recht voor jouw identiteit te controleren.

Indien je een klacht wenst in te dienen, dan verzoeken wij je om eerst contact met ons op te nemen, teneinde een snelle minnelijke oplossing te vinden. Nettemin heb je ook steeds het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, telefoon: +32 (0)2 274 48 00, e-mail: contact@apd-gba.be (zie eveneens de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/startpagina). 

Hoe kan u ons contacteren?

Je kan steeds contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens:

Email: privacy@huisvanhetkindbrussel.be

Adres: Gezinsbond vzw, t.a.v. de Data Protection Officer – Arduinkaai 16 – 1000 Brussel, België.

Wijzigingen

Wij behouden het recht voor om deze verklaring van tijd tot tijd aan te passen, in welk geval wij de gewijzigde versie op onze website zullen publiceren. Gelieve op regelmatige basis deze privacyverklaring te bekijken, zodat je steeds over de meest recente versie beschikt. In geval van wezenlijke wijzigingen, die op jouw betrekking hebben, streven wij ernaar je daarvan tevens per e-mail in kennis te stellen.