Déclaration de confidentialité - Traitement des données personnelles

Introduction

Le Huis van het Kind Brussel : une collaboration entre différentes organisations partenaires

Cette déclaration de confidentialité décrit comment le Huis van het Kind Brussel traite vos données personnelles dans le cadre de ses activités. Le Huis van het Kind Brussel est une collaboration entre plusieurs organisations partenaires à Bruxelles auxquelles vous pouvez vous adresser pour toutes vos questions concernant l'éducation des enfants et des jeunes et qui vous soutiennent dans votre tâche quotidienne en tant que parent et dans les moments importants, tels que la grossesse, la naissance ou lorsque votre enfant entre à la crèche ou à l'école. Vous trouverez ici une liste des partenaires (permanents) concernés qui agissent ensemble en tant que responsables conjoints du traitement de vos données à caractère personnel par le Huis van het Kind Brussel, avec quelques explications supplémentaires pour chaque partenaire.

Conformément à l'article 6 de l'arrêté du 4 février 2022 du Gouvernement flamand relatif à la subvention d'une politique familiale flamande intégrée dans la région bilingue de Bruxelles-Capitale (ci-après l'« arrêté »), le Gezinsbond (Gezinsbond vzw, dont le siège social est établi à 1000 Bruxelles, quai aux Pierres de Taille 16, et dont le numéro d'entreprise est 0406.605.192) agit par la présente en tant que représentant du Huis van het Kind Brussel. En tant que représentant, le Gezinsbond agit comme point de contact et bénéficiaire de la subvention au nom du Huis van het Kind Brussel.

Toutefois, chaque organisation au sein du partenariat est également responsable du traitement de vos données à caractère personnel au sein du Huis van het Kind Brussel conformément au règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après « Règlement général sur la protection des données » ou « RGPD » en abrégé).

Activités de traitement propres aux organisations partenaires et aux autres partenaires

En outre, dans certains cas, les organisations partenaires concernées (qu'il s'agisse de partenaires permanents ou occasionnels) traitent également vos données à caractère personnel à leurs propres fins et de leur propre initiative, par exemple parce qu'elles disposent de leur propre système d'enregistrement en plus du Huis van het Kind Brussel ou parce que vous avez inscrit votre famille à une activité spécifique ou à une lettre d'information de l'un des partenaires liés au Huis van het Kind Brussel (comme, par exemple, les webinaires en ligne de HOPON ou le magazine « Lettres aux jeunes parents » du Gezinsbond). Dans ces cas, ce n'est pas la présente déclaration de confidentialité qui s'applique, mais la politique de confidentialité du partenaire concerné (laquelle vous pouvez retrouver sur son site web).

 Le Gezinsbond en tant que représentant du Huis van het Kind Brussel

Enfin, le Gezinsbond - comme expliqué ci-dessus - agit en tant que représentant du Huis van het Kind Brussel. Dans ce cadre, en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel dans le contexte de la gestion des fournisseurs et de la gestion du site web https://www.huisvanhetkindbrussel.be/, il convient de se référer à la déclaration de confidentialité du Gezinsbond telle qu'elle est publiée sur son site web.

Les traitements du Huis van het Kind Brussel

Généralités

Dans le cadre de nos activités, au sein du Huis van het Kind Brussel, en tant que responsables conjoints du traitement, nous traitons vos données à caractère personnel à diverses fins, comme expliqué ci-dessous. La base juridique que nous invoquons et la période de conservation sont indiquées à chaque fois que le traitement est effectué.

Si la base est une nécessité contractuelle ou une obligation légale, les données à caractère personnel doivent être fournies pour permettre l'exécution du contrat ou pour se conformer à une obligation légale.

Gestion des dossiers dans le cadre d'une demande de soutien et/ou de la participation à des activités (sur la base d'une nécessité contractuelle)

Votre profil en tant que parent/famille

Afin de pouvoir vous offrir, à vous et à votre famille, un soutien de qualité, des fiches personnelles et familiales sont constituées à votre sujet dans notre système d'enregistrement. Ces dossiers comprennent les éléments suivants :

• une brève description de l'accompagnement individuel (par famille) afin de garantir un suivi de qualité ;
• l'enregistrement des activités proposées et de la participation à des fins de suivi ;
• la saisie des profils des parents/enfants/familles touchés par l'offre afin de vous fournir, à vous et à votre famille, un soutien plus ciblé.

Ces dossiers sont également analysés ultérieurement par le Huis van het Kind Brussel, tant au niveau individuel qu'au niveau agrégé, en fonction des données introduites, afin de mieux suivre votre dossier et de vous fournir un soutien plus ciblé.

Plus précisément, nous traitons les données personnelles suivantes vous concernant, vous et votre famille (y compris les enfants) :

• Données d'identification (par exemple, nom, coordonnées et commune) ;
• Composition de la famille (notamment le rôle au sein de la famille) ;
• Données d'identification des membres de la famille ;
• Caractéristiques personnelles des membres de la famille (par exemple : âge, utilisation de la journée, indicateurs de vulnérabilité, accompagnant, langue d’éducation, soutien connu) ;
• Les habitudes de consommation (notamment la participation à des activités)
• Pour les parents, les moments de contact individuels sont également enregistrés dans chaque cas, et dans le cas d'une femme enceinte, le mois probable de l'accouchement.

Ces données personnelles sont reçues directement du membre de la famille qui contacte le Huis van het Kind Brussel. Alors, nous supposons que ce dernier en informe les autres membres de la famille, ainsi que de la présente déclaration de confidentialité.

Pour des activités, produits et services spécifiques, il peut y avoir un traitement supplémentaire de données à caractère personnel. Si tel est le cas, vous en serez informé en réponse à votre demande ou à votre participation.

Les fiches personnelles et familiales sont en principe conservées pendant une période de 10 ans après le dernier contact avec les personnes (ou la famille) concernées, sauf disposition ou autorisation légale contraires.

Personnes de contact d'autres organisations

Dans certains cas, les fiches personnelles et familiales contiennent également les coordonnées de personnes de contact dans d'autres organisations. Il peut s'agir de personnes de contact chez un partenaire occasionnel ou dans d'autres organisations. Ces coordonnées sont reprises dans le système d'enregistrement du Huis van het Kind Brussel afin d'apporter un soutien plus ciblé à la famille concernée et d'améliorer la coopération à l'avenir.

Les données de ces personnes de contact sont conservées aussi longtemps que dure la collaboration avec l'organisation concernée. Tous les deux ans, nous examinons avec l'organisation concernée quelles données doivent être mises à jour et, le cas échéant, supprimées.

Marketing et communication (sur la base de nos intérêts légitimes, en particulier la liberté d'entreprise, ou du consentement)

Si le Huis van het Kind Brussel dispose d'une fiche personnelle ou familiale vous concernant et que vous nous avez vous-même directement communiqué votre adresse e-mail dans ce cadre, nous pouvons continuer à vous informer de nos activités par le biais de notre lettre d'information en ligne (sauf si vous avez indiqué lors de votre premier contact que vous ne le souhaitiez pas).

En outre, toute personne intéressée par les activités du Huis van het Kind Brussel peut également s'abonner à cette lettre d'information via notre site web.

D'autres canaux de communication utilisés par le Huis van het Kind Brussel sont WhatsApp et les réseaux sociaux, en particulier Facebook et LinkedIn. Ici, vos données personnelles ne seront utilisées qu'avec votre consentement :

• Dans le cadre des activités proposées par le Huis van het Kind Brussel, il est possible de s'inscrire à un groupe WhatsApp qui vous tiendra informé du calendrier des activités. Veuillez noter que dans ce cas, vos coordonnées et votre profil WhatsApp seront également accessibles aux autres participants du groupe WhatsApp ;
• En outre, vous pouvez toujours directement contacter le Huis van het Kind Brussel via les réseaux sociaux sur une base individuelle.

Dans ce cadre, les données à caractère personnel suivantes seront principalement traitées :

• Données d'identification (nom et prénom)
• Coordonnées (numéro de téléphone portable, adresse e-mail)
• Données personnelles que vous souhaitez vous-même partager dans le cadre d'une communication (via WhatsApp ou les réseaux sociaux).

Ces données sont toujours reçues directement de la personne concernée et conservées pendant 10 ans après le dernier contact avec les personnes (ou la famille) concernées.

Cependant, le Huis van het Kind Brussel n'a aucune influence sur la manière dont les plateformes externes utilisées traitent les données personnelles. A cet égard, veuillez vous référer aux politiques de confidentialité de ces plateformes.

Réutilisation des données à caractère personnel à des fins scientifiques et statistiques (traitement ultérieur autorisé/obligation légale)

Dans le cadre de la gestion des dossiers mentionnée ci-dessus, les données à caractère personnel sont également réutilisées à des fins scientifiques et statistiques, à savoir :

• l'analyse et le suivi, à un niveau agrégé, des dossiers en fonction des données d'entrée (comme déjà expliqué ci-dessus) pour prendre des décisions de gestion ;
• fournir des données et des chiffres relatifs à la politique familiale flamande intégrée dans la Région bilingue de Bruxelles-Capitale et promouvoir la recherche (conformément à l'article 26, 1° et 2° du décret) ;
• le suivi du rapportage annuel et de l'auto-évaluation (conformément aux articles 22 et 23 du décret et à l'article 26, 7° du décret).

Dans ces cas, les mesures nécessaires seront toujours prises pour garantir le principe du traitement minimal des données. En pratique, cela signifie qu'à ces fins, on s'efforcera toujours d'anonymiser les données à caractère personnel en premier lieu ou, si cela s'avère impossible, de les pseudonymiser (de telle sorte que les personnes concernées ne puissent pas ou ne puissent plus être identifiées par le destinataire). En tout état de cause, l'utilisation tant interne qu'externe des rapports et des aperçus chiffrés garantira que ces aperçus sont effectivement entièrement anonymisés conformément au RGPD.

Publications dans médias écrits

Le Huis van het Kind Brussel traite également des données à caractère personnel dans le cadre de la production (contenu) de médias écrits (en ligne ou dans des magazines ou des bulletins d'information). Nos médias écrits peuvent contenir des données à caractère personnel publiées dans le cadre de :

• Activités journalistiques : plusieurs types de données à caractère personnel sont possibles (sur la base d'objectifs journalistiques et de formes d'expression académiques, artistiques ou littéraires) ;
• Fourniture d'informations : toutes sortes de types de données à caractère personnel sont possibles, telles que les coordonnées des personnes fournissant une assistance spécialisée (nécessaire pour une tâche d'intérêt général, en particulier la fourniture d’informations et l'assistance concernant toutes sortes de questions et de problèmes éducatifs, aux familles) ;
• Parrainage et publicité : données d'identification et tout autre type de données à caractère personnel figurant dans les publicités (sur la base d'une nécessité contractuelle) ;
• Varia : publication d'interviews, de photos, d'images et d'autres données pour lesquelles nous avons le droit de les publier (sur la base des intérêts légitimes ou de l'autorisation que nous avons d'exploiter les droits à l’image,  les droits d'auteur, les droits de propriété intellectuelle et d'autres droits ou licences dont nous disposons).

Dans ces cas, les données à caractère personnel concernées ne seront traitées activement que pendant la période au cours de laquelle le Huis van het Kind Brussel détient les droits de publication. Par la suite, les média écrits (dans lesquels figurent des données à caractère personnel) seront archivés (traitement à des fins journalistiques et à des fins d'expression académique, artistique ou littéraire).

Respect de nos obligations légales (en vertu d'une obligation légale)

En vertu de diverses obligations légales qui nous sont imposées (par exemple dans le cadre de la comptabilité), nous traitons les données à caractère personnel suivantes :

• Données d'identification ;
• Données financières (données de paiement).

En ce qui concerne nos obligations de rapportage, voir ci-dessus : « Réutilisation des données à caractère personnel à des fins scientifiques et statistiques (traitement ultérieur autorisé/obligation légale) ».

Dans ce cas, les données à caractère personnel sont conservées conformément aux périodes de conservation imposées par la loi.

Gestion des plaintes et des litiges (sur la base de nos intérêts légitimes, à savoir le suivi des litiges et la liberté d'entreprise)

Si, dans le cadre de nos services (notamment une demande d'assistance et/ou participation à des activités), nous recevons une plainte de votre part et/ou sommes confrontés à un litige avec vous, nous traitons les données à caractère personnel suivantes :

• Données d'identification ;
• Données supplémentaires que vous soumettez dans le cadre d'une plainte ou d'un litige ou que nous possédons déjà et qui sont nécessaires au suivi de la plainte et/ou du litige.

Les données à caractère personnel seront alors conservées aussi longtemps que nécessaire pour le suivi/la résolution de la plainte ou du litige.

Informations complémentaires concernant les destinataires de vos données personnelles

Nous partageons vos données personnelles avec un nombre limité d'autres parties dans certaines circonstances :

• Par exemple, nous partageons vos données personnelles entre nous et avec nos partenaires occasionnels et éventuellement d'autres organisations afin de vous fournir, à vous et à votre famille, un soutien plus ciblé et une meilleure coopération à l'avenir ;
• Nous pouvons partager vos données personnelles avec des compagnies d'assurance en cas de sinistre ;
• Nous partageons des données anonymisées avec les autorités publiques compétentes dans le cadre de nos obligations légales, en particulier notre obligation de rapportage ;

Nous partageons vos données personnelles avec nos conseillers professionnels, avocats et huissiers de justice dans la mesure nécessaire à leur assistance.

En outre, nous pouvons éventuellement faire appel à un certain nombre de sous-traitants (techniques), par exemple pour l'hébergement du site web, des fichiers et des dossiers, sous réserve de la mise en œuvre des accords de traitement nécessaires (voir également ci-dessous).

Nous partageons également des données dans une mesure limitée (pour des raisons de nécessité) avec les parties que nous engageons pour l'exécution de nos activités (par exemple, les free-lances, les bénévoles, les stagiaires, etc.).

Les données traitées dans le cadre de la publication de médias écrits sont partagées avec toute personne ayant accès à la publication dans laquelle les données sont incluses.

Dans le cadre d'activités et/ou de services spécifiques, les données peuvent également être partagées avec d'autres partenaires ou organisations (occasionnels). Dans ce cas, vous en serez informé en réponse à votre demande ou à votre participation.

Traitement de vos données à caractère personnel par des sous-traitants situés en dehors de l'Espace économique européen (« EEE »)

Comme indiqué ci-dessus (voir : « Informations complémentaires concernant les destinataires de vos données à caractère personnel »), pour traiter vos données à caractère personnel, le Huis van het Kind Brussel peut faire appel à des sous-traitants qui, dans ce cadre, ne peuvent agir que pour le compte et sous l'instruction et la responsabilité du Huis van het Kind Brussel.

Ces sous-traitants peuvent, dans certains cas, être situés en dehors de l'Espace économique européen. Dans ce cas, les dispositions standard en matière de protection des données (2021), telles qu'adoptées par la Commission européenne, seront toujours appliquées. Pour plus d'informations à ce sujet, vous pouvez nous contacter via les coordonnées ci-dessous (voir : « Comment nous contacter »).

Vos droits

Le règlement général sur la protection des données vous accorde un certain nombre de droits en ce qui concerne vos données à caractère personnel :

• Le droit d'accéder à vos données personnelles et de les corriger ;
• Le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct et le droit général de vous opposer sur la base de circonstances spécifiques à votre situation particulière ;
• Le droit de restreindre le traitement de vos données à caractère personnel et le droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») ;
• Le droit de retirer votre consentement à tout moment ;
• Le droit à la portabilité des données.

Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter en utilisant les coordonnées ci-dessous (voir : « Comment nous contacter »).

Toutefois, l'exercice de ces droits peut être soumis à des conditions légales. Cela signifie que, selon votre situation concrète, vous pouvez ou non être en mesure d'invoquer certains de ces droits.

Vous pouvez toutefois demander à tout moment à ne plus recevoir de lettres d'information de notre part.

Si nous avons des doutes raisonnables quant à votre identité, nous nous réservons le droit de la vérifier.

Si vous souhaitez déposer une plainte, veuillez d'abord nous contacter afin de trouver une solution rapide à l'amiable. Toutefois, vous avez également le droit d'introduire à tout moment une plainte auprès de l'autorité de contrôle compétente : Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, téléphone : +32 (0)2 274 48 00, email: contact@apd-gba.be (voir également le site Internet de l'Autorité de protection des données : https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/startpagina).

Comment pouvez-vous nous contacter ?

Vous pouvez toujours nous contacter en utilisant les coordonnées ci-dessous :

Email: privacy@huisvanhetkindbrussel.be

Adresse : Gezinsbond vzw, à l'attention du délégué à la protection des données – Quai aux Pierres de Taille 16 – 1000 Bruxelles, Belgique.

Modifications

Nous nous réservons le droit de modifier la présente déclaration de temps à autre, auquel cas nous publierons la version modifiée sur notre site web. Veuillez consulter régulièrement cette déclaration de confidentialité afin de disposer de la version la plus récente. En cas de modifications importantes vous concernant, nous nous efforcerons également de vous en informer par courrier électronique.